Privacy verklaring

Dit is de privacyverklaring van Fleetport.nl B.V. (hierna: ‘Fleetport’). In deze verklaring informeren wij u onder andere over de wijze waarop Fleetport persoonsgegevens verwerkt, voor welk doel, op welke grondslag, hoelang deze bewaard worden en welke rechten u heeft.
Fleetport verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening op het gebied van poolbeheer en hikertransport, alsmede in het kader van haar franchiseformule en haar websites. Persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor de uitvoering van overeenkomsten, ter voldoening aan wettelijke verplichtingen en, waar van toepassing, op basis van een gerechtvaardigd belang of verkregen toestemming.
Fleetport gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat elke verwerking voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van uw gegevens, met bijzondere aandacht voor informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.
Deze privacyverklaring is voor het laatst herzien in mei 2026. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Wij adviseren u deze verklaring periodiek te raadplegen.

2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze verklaring is van toepassing op alle betrokkenen van wie Fleetport persoonsgegevens verwerkt, waaronder: zakelijke klanten en hun contactpersonen, (studenten)chauffeurs, eindgebruikers van voertuigen (personen bij wie een voertuig wordt opgehaald of afgeleverd), bezoekers van onze website en franchisenemers.
Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Fleetport is niet verantwoordelijk voor de inhoud of het privacybeleid van die websites. Wij adviseren u de privacyverklaring van de desbetreffende website te raadplegen alvorens persoonsgegevens te verstrekken.

3. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Fleetport.nl B.V., statutair gevestigd te Diemen, kantoorhoudend te (2665 JC) Bleiswijk aan de Edisonlaan 24, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 34295610, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. U kunt ons bereiken via de volgende contactgegevens:
‍
- Telefoonnummer: 010-8511700
- E-mail: kam@fleetport.eu

Fleetport heeft geen Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld.

4. Welke gegevens verwerken wij, voor welk doel enop welke grondslag?

Fleetport verwerkt persoonsgegevens van verschillende categorieën betrokkenen. Hierna geven wij per categorie van verwerking aan welke gegevens worden verwerkt, voor welk doel en op welke grondslag als bedoeld in artikel 6 AVG: toestemming van de betrokkene, uitvoering van een overeenkomst, nakoming van een wettelijke verplichting, of gerechtvaardigd belang.

4.1. Zakelijke klanten, leveranciers en hun contactpersonen
Fleetport verwerkt persoonsgegevens van haar zakelijke klanten, leveranciers en contactpersonen voor de uitvoering van de overeenkomst, communicatie over opdrachten en facturering.
De grondslag voor deze verwerking is ter uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) of wegens gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) voor zover het contactpersonen betreft die niet zelf partij zijn bij de overeenkomst. Fleetport gebruikt de volgende gegevens:
- voor- en achternaam; (zakelijk) e-mailadres; (zakelijk) telefoonnummer;
- correspondentie en opdrachten verstrekt in het kader van de dienstverlening;
- factuur-/betaalgegevens, waaronder btw-nummer voor zover van toepassing.

4.2. (studenten)chauffeurs
In het kader van de uitvoering van poolbeheer- en hikertransport maakt Fleetport gebruik van (studenten)chauffeurs. Fleetport verwerkt persoonsgegevens van haar (studenten)chauffeurs in het kader van het inzetten van de betreffende chauffeurs voor transportopdrachten.
De grondslag voor deze verwerking is ter uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG); wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) voor zover verwerking voortvloeit uit arbeids- of fiscaalrechtelijke verplichtingen; gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) voor kwaliteitsbewaking en veiligheid. Fleetport verwerkt de volgende gegevens:
- voor- en achternaam, geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
- rijbewijsgegevens, inclusief categorie, rijbewijsnummer en geldigheidsdatum;
- locatiegegevens tijdens de uitvoering van een opdracht;
- digitale handtekening voor opdracht- en afleverbevestiging;
- bankgegevens voor uitbetaling van vergoedingen.

4.3. Locatiegegevens en voertuigtracking
Fleetport biedt haar opdrachtgevers/klanten (live) updates over de voortgang van transportopdrachten, met als doel reële uitvoering van de opdracht, (live) voortgangsinformatie aan de opdrachtgever/klanten, kwaliteitsbewaking en veiligheid.
De grondslag van deze verwerking betreft de uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) jegens de opdrachtgever/klanten; gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) voor kwaliteitsbewaking en veiligheid.
Ten aanzien van de (studenten)chauffeurs geldt dat tracking tijdens werktijd op basis van gerechtvaardigd belang toelaatbaar is. De tracking blijft immers beperkt tot werktijd en het voertuig. Tevens worden de (studenten)chauffeurs hierover vooraf afdoende geïnformeerd.
In dat kader verwerkt Fleetport de volgende gegevens:
- GPS-coördinaten of andere locatiedata van het voertuig gedurende de uitvoering van de opdracht; tijdstip en duur van de tracking;
- routehistorie, aankomst- en vertrektijden.

4.4. Eindgebruikers van voertuigen
Bij de uitvoering van transportopdrachten worden voertuigen opgehaald bij of afgeleverd aan een eindgebruiker. Fleetport verwerkt daartoe persoonsgegevens van de eindgebruikers van de voertuigen. Fleetport verwerkt de gegevens met als doel uitvoering van de transportopdracht, vastlegging van de staat van het voertuig bij overdracht en bewijs van correcte aflevering.
Grondslag voor deze verwerking is uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) dan wel gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) bij eindgebruikers die niet zelf contractpartij zijn. Fleetport verwerkt de volgende gegevens:
- voor- en achternaam van de contactpersoon op de ophaal- of afleverlocatie;
- adresgegevens van de ophaal- en/of afleverlocatie;
- telefoonnummer en/of e-mailadres voor afstemming over het tijdsvenster;
- (digitale) handtekening ter bevestiging van aflevering of inontvangstneming;
- kenteken en staat van het voertuig (voertuigschade, kilometerstand);
- beeldmateriaal voertuig.

4.5. Franchisenemers
Fleetport heeft een franchiseformule waarbij franchisenemer-bedrijven in Nederland gebruik maken van de systemen, merknaam en werkwijze van Fleetport. Doel van de verwerking is het uitvoeren van de franchiseovereenkomst, operationele afstemming en kwaliteitsbewaking. De grondslag voor deze verwerking betreft dus de uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en verwerking op grond van wettelijke verplichtingen (art. 6 lid 1 sub c AVG) indien dit van toepassing is. In dat kader verwerkt Fleetport de volgende gegevens:
- contactgegevens van de franchise-eigenaar en diens contactpersonen (voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer);
- gegevens uit de franchiseovereenkomst (financieel, operationeel).Voor zover franchisenemers in het kader van de franchiseformule toegang hebben tot persoonsgegevens van klanten, (studenten)chauffeurs via de systemen van Fleetport, treden zij op als verwerker in de zin van de AVG. Fleetport heeft met haar franchisenemers verwerkersovereenkomsten gesloten.

4.6. Websitebezoeken en gebruiksstatistieken
Bij een bezoek aan de website van Fleetport wordt ter optimalisering van de website en beveiliging automatisch gegevens gegenereerd en verwerkt. de verwerking van deze gegevens vindt plaats op grond van het gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). Fleetport verwerkt de volgende gegevens van websitebezoekers:
- IP-adres (wordt waar mogelijk geanonimiseerd);
- browsertype, apparaattype en besturingssysteem;
- bezochte pagina’s, sessieduur en klikgedrag;
- datum en tijdstip van het bezoek.

4.7. Account
Bij het aanmaken van een account of het gebruik van onze diensten verwerken wij gegevens voor het administreren van uw account en uitvoeren van de overeenkomst. Dit gebeurt op grondslag van uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Fleetport gebruikt daarvoor de volgende gegevens:
- voor- en achternaam; bedrijfsnaam; e-mailadres; telefoonnummer;
- inloggegevens (gebruikersnaam, (gehashed) wachtwoord); KvK-nummer;
U bent niet verplicht persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Indien u bepaalde gegevens niet verstrekt, kan het zijn dat u geen of slechts beperkt gebruik kunt maken van onze diensten.

4.8. Contactopname en klantenservice
Bij het invullen van het contactformulier of bij anderszins contact opnemen met Fleetport, verwerkt Fleetport gegevens voor de afhandeling van uw vraag, melding of verzoek op grond van gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), dan wel – indien de contactopname leidt tot een overeenkomst – uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Fleetport gebruikt daarvoor de volgende gegevens:
- naam;
- bedrijfsnaam;
- e-mailadres;
- telefoonnummer;
- inhoud van uw bericht.

5.  Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Fleetport maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering als bedoeld in artikel 22 AVG.

6. Bewaartermijnen

Fleetport bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of zo lang als wettelijk vereist. De volgende bewaartermijnen worden gehanteerd:
Verwerking
- Doel
- Bewaartermijn

Accountgegevens
- Uitvoering overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG)
- Zolang het account actief is en gedurende 7 jaar na beëindiging van de relatie.
Contactformulieren
- Uitvoering overeenkomst/gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b/f AVG)
- 7 jaar na afhandeling
Contactgegevens zakelijke relaties        
- Uitvoering overeenkomst/wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub b/c AVG)
-7 jaar na beëindiging van de relatie, tenzij een wettelijke termijn anders vereist.
Gegevens eindgebruikers voertuigen (incl. digitale handtekening)
- Uitvoering overeenkomst/gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b/f AVG)
-7 jaar na opdrachtvervulling (fiscale bewaarplicht; bewijsdoeleinden)
Gegevens studentchauffeurs
- Uitvoering overeenkomst/wettelijke verplichting/gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b/c/f AVG)
- zolang de arbeids- of opdrachtrelatie duurt, daarna 5 jaar na afloop. Voor de salarisadministratie geldt een termijn van 7 jaar.
Klant- en opdrachtgegevens
- Uitvoering overeenkomst/wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub b/f AVG)
- 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Locatiegegevens/ trackingsdata
- Uitvoering van de overeenkomst/gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b/f AVG)
- 30 dagen na opdrachtvervulling, tenzij langer noodzakelijk voor een geschil of wettelijke verplichting
Website log gegevens
- Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)
- 90 dagen
Na het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens vernietigd of afdoende geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting langere bewaring vereist.

7. Beveiliging en datalekken

7.1. Beveiliging
Fleetport neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onrechtmatige verwerking en onbevoegde toegang. Bij de keuze en inrichting van deze maatregelen wordt rekening gehouden met de aard van de verwerkte gegevens en de daaraan verbonden risico’s.
Deze maatregelen omvatten onder meer:
- versleuteling van gegevensoverdracht (SSL/TLS);
- toegangsbeveiliging op basis van het ‘need-to-know’-principe;
- regelmatige back-ups en hersteltests;
- pseudonimisering en anonimisering waar mogelijk.
Waar Fleetport gebruik maakt van diensten van derde partijen die persoonsgegevens namens haar verwerken, worden met die partijen verwerkersovereenkomsten gesloten waarin afdoende beveiligingsverplichtingen worden opgenomen.

7.2. Datalekken
In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) die waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, informeren wij u daarover zo spoedig mogelijk. Een datalek dat een risico inhoudt voor betrokkenen, melden wij bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na ontdekking.

8. Delen van persoonsgegevens met derden

Fleetport verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Met iedere verwerker (een derde die in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt) sluiten wij een verwerkersovereenkomst. De categorieën derden aan wie wij persoonsgegevens kunnen verstrekken, zijn:
- IT-dienstverleners en hostingproviders;
- e-mailmarketingdiensten;
- loonverwerkingsdienstverlener;
- accountants en administratiekantoren;
- betaaldienstverleners;
- webanalysediensten;
- bezorgdiensten.
‍
Fleetport verkoopt, verhuurt of leaset uw persoonsgegevens niet aan derden. Daarnaast kan Fleetport gehouden zijn persoonsgegevens te verstrekken aan toezichthoudende autoriteiten of andere instanties met openbaar gezag, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

9. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER

9.1. Fleetport geeft in het kader van haar huidige dienstverlening geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Mocht dit in de toekomst toch aan de orde zijn, dan draagt Fleetport er zorg voor dat een dergelijke doorgifte uitsluitend plaatsvindt op basis van een door de Europese Commissie erkend doorgiftemechanisme als bedoeld in hoofdstuk 5 van de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit, Standard Contractual Clauses of een andere passende waarborg. Op verzoek verstrekt Fleetport nadere informatie over de gehanteerde mechanismen.

10. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij een bezoek aan onze website door uw browser worden opgeslagen op uw apparaat. Wij maken onderscheid tussen de volgende categorieën:
- Functionele cookies: noodzakelijk voor het functioneren van de website (bijv. inlogstatus, winkelwagen, taalinstellingen). Voor deze cookies is geen toestemming vereist.
- Analytische cookies: worden gebruikt om websitegebruik te meten en de gebruikerservaring te verbeteren. Afhankelijk van de configuratie kan voor deze cookies toestemming vereist zijn.
- Tracking- en marketingcookies: worden gebruikt voor gepersonaliseerde advertenties en remarketing. Voor het plaatsen van deze cookies is altijd uw voorafgaande toestemming vereist.
‍
10.1. Weigeren
U kunt uw browserinstellingen aanpassen om cookies te weigeren of te verwijderen. Houd er rekening mee dat het weigeren van bepaalde cookies de functionaliteit van onze website kan beperken. Via onze cookiebanner kunt u uw toestemming voor niet-functionele cookies geven of intrekken.

10.2. Derden
Voor cookies die door derden worden geplaatst, verwijzen wij u naar de privacyverklaring van de desbetreffende partijen. Wij raden u aan deze verklaringen periodiek te raadplegen, omdat zij kunnen worden gewijzigd.
- Google Analytics
Fleetport maakt gebruik van Google Analytics 4 (GA4), een webanalysedienst van Google LLC. GA4 verwerkt gegevens over uw websitebezoek, waaronder geanonimiseerde IP-adressen, paginaweergaven en sessieduur. Gegevens worden verwerkt op servers van Google, mede in de VS, op basis van Standard Contractual Clauses. Fleetport heeft met Google een verwerkersovereenkomst gesloten. IP-anonimisering is geactiveerd. Meer informatie: Hoe Google gegevens gebruikt van sites of apps die onze services gebruiken – Privacy en voorwaarden – Google
- Meta Pixel / Facebook Pixel
Fleetport maakt gebruik van de Meta Pixel, een dienst van Meta Platforms Ireland Ltd. Via de Meta Pixel worden gegevens over uw websitebezoek gedeeld met Meta voor advertentiemeting en remarketing. Doorgifte naar de VS vindt plaats op basis van Standard Contractual Clauses. Deze cookies worden uitsluitend geplaatst na uw toestemming. Meer informatie: Terms and Policies - Meta Pixel
- Hotjar
Fleetport maakt gebruik van Hotjar (Hotjar Ltd., Malta) voor de analyse van websitegedrag via heatmaps, sessie-opnames en feedbackpeilingen. Persoonsgegevens worden hierbij zo veel mogelijk geanonimiseerd. Hotjar plaatst uitsluitend cookies na uw toestemming. Meer informatie: Hotjar - Privacy Policy
- Google Ads
Fleetport maakt gebruik van Google Ads, een online advertentiedienst van Google LLC. Via Google Ads worden gegevens over uw websitegedrag gebruikt voor het tonen van gerichte advertenties en remarketing. Hierbij kunnen cookies worden geplaatst en gegevens worden gedeeld met Google, waarbij doorgifte naar de VS kan plaatsvinden op basis van Standard Contractual Clauses. Deze cookies worden uitsluitend geplaatst na uw toestemming. Meer informatie: Advertising – Privacy en voorwaarden – Google

11. Rechten van betrokkenen

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door Fleetport:
- Recht op inzage (art. 15 AVG): u kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, alsmede informatie over de verwerkingsdoeleinden, ontvangers en bewaartermijnen.
- Recht op rectificatie (art. 16 AVG): u kunt verzoeken onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te corrigeren of aan te vullen.
- Recht op wissing ‘recht op vergetelheid’ (art. 17 AVG): u kunt verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht of andere legitieme grondslag zich daartegen verzet.
- Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): u kunt verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld gedurende de beoordeling van een bezwaar of rectificatieverzoek.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG): u kunt verzoeken uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en - voor zover technisch mogelijk - over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
- Recht van bezwaar (art. 21 AVG): u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang. Wij staken de verwerking tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.
- Recht op intrekking van toestemming: voor zover de verwerking berust op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken zonder opgave van redenen.
- Recht om niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming (art. 22 AVG): u heeft het recht op menselijke tussenkomst, het recht uw standpunt kenbaar te maken en het recht een besluit dat uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking en u in aanmerkelijke mate treft, aan te vechten.
‍
Om gebruik te maken van uw rechten kunt u een verzoek indienen via de contactgegevens zoals hiervoor vermeld. Wij vragen u bij uw verzoek uw identiteit deugdelijk aan te tonen. Wij reageren binnen één maand. Indien de termijn wordt verlengd (met maximaal twee maanden wegens de complexiteit of het aantal verzoeken), stellen wij u hiervan tijdig in kennis onder opgave van de redenen.
In bepaalde gevallen, zoals bij een toepasselijke fiscale of wettelijke bewaarplicht, kan Fleetport niet of niet volledig aan uw verzoek voldoen. Wij informeren u in dat geval gemotiveerd.




12. Klachten
‍
Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet conform de AVG verwerken, verzoeken wij u dit eerst aan ons kenbaar te maken via de contactgegevens zoals hiervoor vermeld. Wij nemen uw klacht serieus en streven naar een tijdige en zorgvuldige behandeling.
Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet conform de AVG worden verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). Bent u woonachtig of gevestigd in een andere EU-lidstaat, dan kunt u zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit in uw eigen land.




13. Wijzigingen in deze privacyverklaring
‍
Fleetport behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is steeds beschikbaar op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen stellen wij u actief op de hoogte, bijvoorbeeld via e-mail of een prominente melding op de website.


Versiedatum: mei 2026